Как сделать оглавление в Microsoft Word 2007 — 2019

Форматировать и структурировать документы разработчики из Microsoft разрешают сотней способов – меняя шрифт и начертание текста, добавляя таблицы, колонтитулы и нумерацию страниц. А вместе с тем – генерируя «содержание», отображающее структуру документа и добавляющее интерактивную навигацию. Word разрешит мгновенно переходить к смысловым частям подготовленных материалов, используя комбинацию клавиш CTRL + левая кнопка мыши.

И, хотя в Word уже давно предусмотрены инструкции для новичков, тех, кто так и не научился автоматически собирать содержание для документов, еще слишком много. А потому ниже – наглядное руководство: как добавлять, редактировать и форматировать оглавление вручную и в полуавтоматическом режиме. Информация актуальна для Ворд 2007-2019.

Вставляем автоматическое содержание

Наиболее актуальный способ подготовить содержание – воспользоваться системой ссылок, проставляемых Word в зависимости от стилей заголовков, добавленных на страницы документов. Звучит запутанно, но на деле понадобится повторить всего пару действий:

• Начинать предстоит с добавления стандартного заголовка и применения специального стиля через раздел «Главная», выбираемого на панели быстрого доступа в верхней части интерфейса.
• Word автоматически применит соответствующее оформление, которое несложно поменять, вновь выделив заголовок и добавив подходящие параметры форматирования (как вариант – Times New Roman, 14 шрифт, полужирное начертание).
• Главное периодически проверять – действует ли на заголовок выбранный стиль.
• Процедуру с добавлением заголовков редактор разрешает проворачивать до бесконечности. Главное – продолжать переносить «формат по образцу» на названия глав для сохранения стиля.
• После предварительной подготовки предстоит перейти на вкладку «Ссылки» и воспользоваться кнопкой «Оглавления» для сбора нового меню с ссылками на заголовки. Процедура автоматизирована и не займет и пары секунд.
• Результат появится в том месте, куда установлен курсор.

После подготовки автособираемого оглавления взаимодействовать с документом станет проще. Word даже разрешит открыть оглавление слева и вывести список всех заголовков. Выводится меню с навигацией с помощью комбинации клавиш CTRL + F.

Пара мгновений и слева появится ровное содержание с дополнительными отступами для вложенных заголовков.

Теоретически подготовленное меню с ссылками в Word переносится на новую страницу с помощью связки горячих клавиш Ctrl + Enter. Но у подобного способа предостаточно недостатков: если структура документа сменится, то оглавление поменяет позицию, растянется и перестанет корректно отображаться.

Проблема решается применением пары дополнительных параметров по следующему алгоритму:

• Настройки прикрепляются непосредственно к слову «оглавление», которое предстоит выделить левой кнопкой мыши, а правой – вызвать контекстное меню;
• Из появившегося списка понадобится пункт «Абзац». А уже после – раздел «Положение на странице».
• Если поставить галочку «С новой страницы», то слово «Оглавление» (или иное другое) автоматически спустится ниже по документу. И, если текст начнет вновь наезжать на страницу, то Word автоматически запустит дополнительный «переезд».

Ручное оглавление

Если при расставлении заголовков на страницах появилась неразрешимая путаница, то Word разрешает воспользоваться альтернативной концепцией подготовки содержания. Речь о «ручном» составлении списка с ссылками с заданной вложенностью:

• Как и в предыдущих случаях предстоит установить курсор на странице и перейти на страницу «Ссылки» с помощью панели быстрого доступа, расположенной в верхней части интерфейса;
• После предстоит выбрать меню для сборки «Ручного оглавления», собираемого, как подсказывает Word, независимо от содержимого документа.
• Появившееся содержание полностью редактируется: меняется название глав, оформление заполнителя и даже то, какие номера страниц начнут появляться в правой части интерфейса.

Хотя с ручным содержанием не приходится разбираться больше 2-3 минут, недостатков у способа слишком много. Приходится вручную переносить названия глаз, сохранять вложенность, редактировать оформление и не запутаться в нумерации. Не станут работать и ссылки, ведущие на заголовки. А еще каждый раз предстоит вручную вносить новые изменения, если документ продолжает корректироваться.

Дипломные и лабораторные работы часто содержат кроме основных заголовков (тех, которые помечают новые главы) еще и второстепенные – раскрывающую тему с нескольких сторон. Word способен помечать второстепенные заголовки схожим с основными способом, выделяя иерархию и отображая вложенность. И работает двухуровневое оглавление так:

• Задается основной заголовок и помечается необходимым стилем. Следом добавляется название темы в главе и выделяется с помощью соответствующего оформления.
• После предварительной подготовки предстоит вернуться на страницу «Ссылки», а затем автоматически собрать новое содержание.
• Результат появится в том месте, где установлен курсор. Отступы и интервалы Word подберет в автоматическом режиме.

Кроме двухуровневого оглавления Word поддерживает и многоуровневое. Порядок действий тот же – добавить новые заголовки, а после применить соответствующее форматирование с помощью стилей.

После предварительной подготовки предстоит перейти к разделу «Ссылки» и вывести контекстное меню «Оглавление». Из появившегося списка понадобится пункт «Настраиваемое оглавление», а не автоматически собираемое, ведь по умолчанию Word определяет положение лишь для трех уровней заголовков.

Если же вызвать настройки и задать дополнительные уровни, то оглавление начнет собираться по альтернативному шаблону и с новыми правилами, действующими для текущего документа.

После добавления новых параметров автоматически создаваемое оглавление начнет включать заголовки и четвертого, и пятого, даже шестого уровня. В зависимости от необходимой вложенности и способа оформления документа.

Настройки параметров оглавления

Раздел «Настраиваемое оглавление» в Word предназначен и для подготовки многоуровневых меню с ссылками на заголовки, и для смены оформления подготовленного списка:

• Через раздел меняется «Заполнитель» (точки поменяются на тире и иные символы), гиперссылки и способ отображения номера страниц;
• Если нажать на кнопку «Изменить», то разблокируется дополнительное меню, разрешающее редактировать текст содержания;
• Word разрешит воспользоваться параметрами форматирования, задать стили, разобраться с приоритетами, начертанием и даже положением на странице. При необходимости перечисленные параметры применяются или к конкретному документу, или ко всем последующим – достаточно добавить внесенные изменения в шаблон.

Перечисленные выше рекомендации рассчитаны на тех, кто привык работать с Word по всем правилам. Если каждый раз заглядывать в меню ради внесения правок слишком долго, а документ давно подготовлен и находится на стадии финальной полировки, то оформление содержания меняется и иным способом.

Достаточно выделить весь список целиком, а после – воспользоваться контекстным меню «Шрифт» или «Абзац». Оттуда выбирается шрифт, начертания, способ отображения текста и даже выделение фрагментов отдельным цветом.

Пара минут на эксперименты и информация начнет отображаться в том стиле, который кажется необходимым или соответствует ГОСТ.

Если вам нужно будет ещё и расставить номера страниц, то переходите на вкладку “Вставка” – “Колонтитулы” и читайте нашу статью о том, как создать колонтитулы в Word.

Форматирование оглавления

Кроме пунктов меню в Word редактируется и непосредственно слово «Оглавление», причем многими способами:

• Расположение на странице. Если выделить «Оглавление» и нажать правой кнопкой мыши, то редактор отобразит привычное меню с дополнительными параметрами. Кнопки «Выровнять по центру или по ширине» разрешат сместить слово, а «Стили» – воспользоваться специальными шаблонами от Microsoft.
  
• Шрифт, габариты, начертание. Но доверять чужим заготовкам не слишком практично – реалии Word далеки от требований ВУЗов и школ, работодателей и бирж копирайтинга. А потому рекомендуется вновь вызвать контекстное меню, а уже после пройтись по всем разделам. Выбрать подходящий шрифт и габариты, типа начертания (жирный, курсив, подчеркивание), воспользоваться выделением. Если нажать на «Оглавление» правой кнопкой мыши и вызвать «Шрифт», то отобразятся и сторонние параметры, включающие в том числе и формат оформления – прописные, зачеркнутые, надстрочные и подстрочные буквы.
• Интервалы и отступы. Меняются и интервалы с отступами – через контекстное меню «Абзац». Параметры частично задаются вручную или же корректируются в зависимости от выбранного шаблона.
• Название и назначение. Последний способ повлиять на слово – заменить «Оглавление» и написать «Содержание» (чуть более привычное для образовательных учреждений, представленных на территории стран СНГ). Добавляется своеобразный синоним за считанные мгновения – достаточно стереть заголовок и добавить новый, а после проверить, какие стили применены.
  Необходим стиль «Заголовок оглавления», но если, сторонние параметры оформления применялись корректно, то настолько заморачиваться необязательно – даже стандартного, текстового, оформления достаточно.

Итоговый результат – обновленное в соответствии с требованиями учителей, преподавателей и работодателей «Содержание».

Обновление оглавления в «Ворде»

Если после заполнения страниц текстом, иллюстрациями, таблицами и диаграммами расположение заголовков сменилось, то собирать оглавление заново совсем необязательно. Word разрешает обновить информацию, воспользовавшись одним из двух алгоритмов действий:

• С помощью панели быстрого доступа, расположенной в верхней левой части интерфейса. Если перейти на вкладку «Ссылки», то сразу отобразится пункт «Обновить таблицу».
• Через навигационное меню, появляющееся после нажатия на добавленное на страницу оглавление левой кнопкой мыши. Сверху отобразится искомая кнопка «Обновить таблицу».

Вне зависимости от выбранного способа Word предложит или обновить только номера страниц (редактор заново соберет информацию о расположении заголовков и подставит корректные значения в оглавлении) или пересобрать всю информацию заново. Последний вариант пригодится, если названия заголовков редактировались или поменяли расположение, иерархию и степень вложенности.

Вместе с обновлением содержимого оглавления меняется и форматирование – шрифты, начертание, междустрочный интервал, стили. Даже вручную добавленный заголовок «Содержание» и тот пропадет.

Удаление оглавления

Если оглавление в Word добавлялось не ради отображения структуры документа, а для ускорения навигации, то перед публикацией итоговой работы лишние «хвосты» стоит спрятать. Способов скрыть оглавление несколько. Через контекстное меню, вызываемое из левой верхней части панели быстрого доступа (рядом с кнопкой «Обновить таблицу») или с помощью банального Delete – достаточно лишь выделить всю информацию левой кнопкой мыши.

Результат одинаковый – лишняя информация мгновенно пропадет со страниц Word.

Возможно вам также будут интересны следующие статьи: как конвертировать документы с PDF в Word , как сохранить WORD в PDF.

Из этой статьи Вы узнали:

• Как добавлять и форматировать заголовки, управлять вложенностью и работать со стилями;
• Как работает вставка оглавления в документ в автоматическом и ручном режимах, с тремя и более уровнями;
• Как настраивать оформление оглавления – добавлять новые стили, менять оформление «заполнителя»;
• Как обновлять и стирать оглавление через контекстное меню или даже вручную – в зависимости от поставленных целей.

Автор статьи: Малахов Антон Олегович. Выпускник РЭУ им. Г. В. Плеханова. Копирайтер с 9-летним стажем. Специализируюсь на IT-технологиях, знаю секреты Microsoft Office, веду курсы компьютерной грамотности вместе с остальными экспертами сайта KKG.